Recursos visuales para la comunicación eficiente en equipos de trabajo

Ya sea que trabajes en tu oficina o a distancia, la colaboración y el trabajo en equipo son la base del buen funcionamiento de una empresa o proyecto. Y a veces, realizarlo con éxito puede convertirse en todo un reto.

La comunicación efectiva es la herramienta ideal para sortear este reto. Existen muchas estrategias para comunicarse de manera eficiente, pero el uso de recursos visuales –como los diagramas– es una de las más convenientes. En la nota de hoy te presento algunos de los más útiles, y te platico las ventajas de usar una herramienta como Creately para elaborarlos. ¡Acompáñame!

¿Por qué usar recursos visuales para mejorar la comunicación en los equipos de trabajo?

Si bien la comunicación oral y escrita son indispensables, en ocasiones pueden no ser suficientes para dejar en claro acuerdos, procesos y objetivos. En estos casos, los diagramas pueden ser grandes aliados, pues presentar la información de manera visual ayuda a mejorar su comprensión, procesarla en menor tiempo y organizar de manera óptima los pasos a seguir para alcanzar tus metas.

Los recursos visuales son de gran utilidad, no sólo como materiales para comunicarse, sino también como estrategia durante la colaboración, ya que el proceso que conlleva elaborarlos puede ayudar a clarificar y retener más fácilmente la información, además de fomentar el debate, la discusión y la creatividad.

Algunos diagramas que pueden ayudar a comunicarte de manera más eficiente al interior de tus equipos de trabajo son:

1. Mapa conceptual

Este diagrama permite identificar conceptos alrededor de un tema en particular y la relación que existe entre ellos. Normalmente permite organizarlos de lo general a lo particular, y para establecer gráficamente las relaciones se utilizan líneas y palabras de enlace.

Es especialmente útil para organizar y darle estructura a las ideas que surgen durante o al concluir una sesión de lluvia de ideas.

Imagen: Creately - Ejemplo de mapa conceptual

2. Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una excelente herramienta para definir y mapear los pasos necesarios para un proceso, lo que puede ayudar a tu interlocutor a entenderlo y ejecutarlo mucho mejor.

No sólo eso, sino que también puede ser de gran utilidad para identificar pasos faltantes o problemas que estén causando que el proceso no se concluya satisfactoriamente.

Imagen: Creately - Ejemplo de diagrama de flujo

3. Diagrama SWOT

Este diagrama, cuyas siglas significan Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats, –es decir, fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas– ayuda a analizar y comunicar la situación actual de una empresa o proyecto y las posibilidades o riesgos a los que podría enfrentarse.

Imagen: Creately - Ejemplo de diagrama SWOT

4. Estructura de desglose de trabajo EDT/WBS

Una estructura de desglose de trabajo EDT o WBS, ampliamente usada en la gestión de proyectos, ayuda a organizar y monitorear los entregables (cada componente necesario para alcanzar el objetivo general) de un proyecto.

Esto permite llevar un control eficiente del trabajo, la duración y los costos de las tareas necesarias para alcanzar las metas planteadas.

Imagen: Creately - Ejemplo de desglose de trabajo EDT/WBS

5. Diagramas para control de incidencias

Un control de incidencias es un registro de los problemas que surgen y que pueden afectar el funcionamiento habitual y/o la calidad en tu empresa.

Representar tu proceso de manera visual asegurándote de hacer énfasis en las posibles incidencias es la mejor manera de ofrecer una guía a los demás miembros de tu equipo; lo que les permitirá resolver oportunamente cualquier problemática que se presente.

Imagen: Creately - Ejemplo de control de incidencias

Así pues, la comunicación visual, a estas alturas es ya una necesidad básica para el funcionamiento de tu equipo. A pesar de que elaborar estos materiales gráficos puede ser tedioso o complicado, usar un software de diagramación puede volver mucho más fácil esta tarea.

Creately cuenta con una extensa biblioteca de plantillas para crear este tipo de diagramas y muchos más, de forma rápida y sencilla. Permite la colaboración en tiempo real al editarlos, y exportar en muchos formatos de imagen compatibles con las plataformas y aplicaciones de trabajo más populares, Además, no necesitas ser experto para manejarla.

Si quieres saber más de Creately, en Nube Digital MX podemos ayudarte. Recuerda que te ofrecemos soporte en todo momento y factura fiscal para México. Da clic al siguiente enlace y descubre más sobre esta herramienta:

Conoce más de Creately

Rerefencias: 

• Creately: Effective team communication.
• Creately: visual collaboration for remote teams.

Regina Garnica

Historiadora de formación, descubriendo las posibilidades del mundo virtual. De naturaleza curiosa y observadora. Investigadora profesional de trivialidades, catadora exhaustiva de series, coleccionista de juguetes y fotógrafa amateur de bichitos en mis tiempos libres. Creo firmemente que la Historia necesita llegar a todos, y que las herramientas digitales nos ayudarán a tejer redes de conocimiento y entendimiento.