¿Qué es una herramienta de colaboración digital?

La tecnología y las herramientas digitales nos permiten ser más productivos y aprovechar mejor el tiempo y los recursos, facilitando muchísimo la vida laboral, al nivel de poder realizar cualquier tipo de tareas desde cualquier lugar que cuente con internet.

Sin duda, las herramientas que más han marcado una diferencia son las herramientas de colaboración digital, que a nivel personal y empresarial permiten una mejor comunicación, coordinación y seguimiento de las labores a realizar. ¿Cuáles son estás herramientas? A continuación te contaré sobre dos de las suites más populares, las herramientas de colaboración que integran y lo que te permiten hacer. 

Google Workspace

• Este servicio de Google es una de las mejores suites de herramientas de colaboración digital. Para empezar, te proporciona una cantidad significativa de almacenamiento en la nube digital, lo que significa que podrás disponer de tu información en cualquier lugar, sin la necesidad de ocupar espacio en tu computadora o celular. El almacenamiento va de los 15 GB hasta los 2 o 3 TB de espacio dependiendo del plan que adquieras. 
• Con Google Workspace también tienes acceso a herramientas para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones. Son herramientas bastante intuitivas, lo que significa que es fácil aprender a utilizarlas. La ventaja de contar con ellas es que las puedes usar cuando quieras desde tu navegador web, compartir cada archivo con tus colaboradores y editar en tiempo real desde distintos dispositivos. Si lo deseas puedes configurar cada archivo para modificarlos sin necesidad de tener conexión a internet. 
• Tu cuenta de Google Workspace también cuenta con un calendario con el que podrás agendar cualquier evento o recordatorio y compartirlo con los colaboradores de tu elección. Con este calendario tendrás un aviso en tu computadora y también en tu correo, por lo que será imposible que olvides tus compromisos o tareas.
• Google Workspace incluye además otro tipo de herramientas de comunicación, como el chat integrado en el correo y el acceso a Meet, la app/herramienta de videoconferencias más completa que hay disponible en el mercado. Reunirse, acordar, supervisar y organizarse nunca fue tan fácil como con las videollamadas de Meet. 

Te puede interesar: De Google Hangouts a Meet: actualizaciones de esta app de videollamada

. 

DROPBOX BUSINESS

• Esta herramienta cuenta con varios planes que se ajustan a tus necesidades, pero el plan que más conviene si eres empresa es la versión Business por todas las herramientas que ofrece para colaboración digital. De cualquier forma aquí te proporcionaremos un breve resumen de lo que puedes hacer con cada plan.
• El plan Business Standard funciona a partir de 3 usuarios y te da 2 TB de espacio de almacenamiento seguro, además de herramientas de uso compartido y colaboración fáciles de usar donde puedes compartir documentos, carpetas, imágenes y más con las personas que tú desees de una manera muy simple. 
• El plan Dropbox Advanced te brinda todo el espacio de almacenamiento para compartir y colaborar que necesites (sí, TODO) además de opciones sofisticadas de administración, auditoría e integración.
• Con esta herramienta de colaboración, además de compartir documentos, también puedes crear nuevos archivos y colaborar con otros miembros de tu equipo en tiempo real. La aplicación móvil de Dropbox te permite cargar fotos y escanear documentos, además que se pueden agregar comentarios a los archivos, así evitas los correos interminables con las opiniones de todos los que participan en el proyecto. Si no tienes alguna aplicación como Photoshop o Excel no tienes que preocuparte por descargarlos, puedes visualizar el contenido directamente desde la visa previa.
• Cabe resaltar que ambas versiones de Dropbox Business cuentan con características avanzadas de seguridad que permitirán controlar la información bajo tus criterios y diferentes necesidades, así como las actividades de los usuarios.  

Como podrás ver, la tecnología va evolucionando a pasos agigantados. Está en ti aprender, aprovecharla y usarla a tu favor para mejorar tu productividad y la de todos aquellos que colaboran contigo. 

Si te interesa aprender más sobre estas herramientas de colaboración digital o saber cómo puedes emplearlas en tu empresa, contáctanos vía email a info[arroba]nubedigital.mx o comunícate con nosotros al teléfono +52 (55) 4625-2222. Contamos con todos los planes para Google Workspace: 

Planes de Google Workspace
 

Y también con todos los planes de Dropbox Business:

Planes de Dropbox Business
 

Esta nota es una actualización de la original que se publico el 26 de diciembre del 2016.

Stephany Villaseñor

Traductora, escritora, editora y copy amante de la palabra y la comunicación en todas sus posibles variantes; interesada en el diseño, la mercadotecnia digital y el arte en sus diferentes expresiones; motivada por la música, los libros y la magia de la vida; simple, risueña y creativa por naturaleza; cinéfila, deportista y adicta a las series por decisión.