HelloSign: beneficios de firmar documentos digitalmente en tu empresa

El acelerado avance de la tecnología ha propiciado que las transacciones en papel se usen cada vez menos. No obstante, la necesidad de cerrar acuerdos con seguridad y garantías sigue tan vigente como siempre; lo que ha dado paso a la creación de nuevas alternativas que agilicen estos procesos, reduzcan sus costos y multipliquen sus beneficios.

Una de estas nuevas alternativas es la firma digital. Existen diferentes herramientas para crearla y editarla, como es el caso de HelloSign. Si quieres saber qué es una firma digital, y cuáles son los beneficios de firmar digitalmente tus documentos con esta herramienta, ¡continúa la lectura!

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un tipo de firma electrónica, que para garantizar su seguridad y legitimidad necesita un Certificado Digital; el cual es un medio que avala técnica y legalmente la identidad de una persona física o moral en medios electrónicos.

El Certificado Digital utiliza una serie de operaciones matemáticas basadas en algoritmos de cifrado, de manera que el autor de una firma digital no puede desconocer su autoría, y el receptor de un documento firmado puede tener la tranquilidad de que éste no fue manipulado.

¿Qué es HelloSign?

HelloSign es una herramienta que te permite solicitar y agregar firmas digitales legalmente vinculantes a cualquier tipo de documentos desde cualquier dispositivo electrónico. Hoy en día, es una de las empresas de firma digital más reconocida y utilizada, gracias a que provee al usuario una experiencia intuitiva, eficiente, sencilla y segura.

¿Qué beneficios puede traerte el uso de HelloSign?

Entre los múltiples beneficios de usar HelloSign en tu empresa, destacan:

Acelera los tiempos de entrega de documentos en cualquier área de tu empresa

En una empresa, firmar documentos es inevitable. Además de firmar acuerdos con clientes, todas las áreas requieren documentación firmada para funcionar adecuadamente.

Los documentos en papel representan un esfuerzo considerable y, en ocasiones, un inconveniente, pues consumen mucho tiempo: su envío, firma y devolución puede tomar hasta 25 días, lo que alarga los ciclos de venta y retrasa los flujos de trabajo. Utilizar firmas digitales ahorra tiempo y recursos al simplificar y agilizar estos procesos. 

Puede integrarse con la nube

Olvídate de la preocupación de traspapelar tus documentos, o de que tus archivos firmados se pierdan o dañen en un medio físico de almacenamiento, pues HelloSign puede integrarse con cualquier servicio de almacenamiento en la nube: Evernote, Box, OneDrive, Google Drive y Dropbox.

Con éste último, los usuarios pueden iniciar el proceso de firma directamente desde su Dropbox, y los documentos que se firman se almacenan directo en su carpeta de Dropbox una vez que todas las partes los hayan firmado.

De igual forma, puede integrarse con herramientas de comunicación y gestión empresarial como Slack o Salesforce.
 

Tus firmas cumplen con estándares globales

HelloSign cumple con las principales normas referentes a las firmas digitales, las cuales incluyen la ESIGN (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Mundial y Nacional de Estados Unidos, la UETA (Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas de Estados Unidos) y el sistema europeo de reconocimiento de identidades electrónicas (eIDAS, por sus siglas en inglés), entre otras.

Tus documentos se envían y almacenan de forma segura

Para garantizar la seguridad de tus documentos, HelloSign utiliza múltiples capas de autenticación para verificar la identidad de cada una de las personas que los firman:

• Cifrado SSL (Secure Sockets Layer)
• Los documentos se almacenan y cifran con AES de 256 bits
• Ofrece un historial de transacción y un registro de auditoría completos, que añade marcas de fecha y hora desde que el documento se manda para su firma hasta que se guarda y completa de forma segura.

Vendini es una empresa estadounidense que ofrece herramientas para boletos y logística de eventos en vivo, y puede dar testimonio de sus beneficios. Con la eliminación de los contratos en papel, HelloSign logró resolver la demora en los procesos que causaba que los clientes tuvieran que imprimir y faxear de regreso los documentos firmados, lo que a veces incluso costaba al equipo de ventas perder ofertas.

Las firmas digitales son una opción práctica y segura para agilizar los procesos administrativos de tu empresa. No esperes más, ¡comienza a usar HelloSign ya y disfruta de todos sus beneficios!

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Regina Garnica

Historiadora de formación, descubriendo las posibilidades del mundo virtual. De naturaleza curiosa y observadora. Investigadora profesional de trivialidades, catadora exhaustiva de series, coleccionista de juguetes y fotógrafa amateur de bichitos en mis tiempos libres. Creo firmemente que la Historia necesita llegar a todos, y que las herramientas digitales nos ayudarán a tejer redes de conocimiento y entendimiento.