Cómo mejorar el trabajo a distancia en tu empresa: usa Microsoft 365

Aunque el trabajo a distancia no es una estrategia nueva y mucha gente ya la había implementado en el día a día de sus proyectos, la crisis sanitaria actual ha dejado en evidencia su utilidad y potencial.

Eso sí, para aprovecharla al máximo necesitas de herramientas que te permitan organizar labores de manera efectiva; y una excelente opción para lograrlo es Microsoft 365. 

Si no sabes de qué hablamos, ¡sigue leyendo!  aquí te contaré en qué consiste esta herramienta y sus beneficios para mejorar el trabajo a distancia en tu empresa o negocio. 

¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365 es una herramienta que te permite crear, acceder y compartir documentos de Word, Excel, Power Point y OneNote. En esencia, no es muy distinto de una paquetería de un Microsoft Office normal,  la gran diferencia es que con Microsoft 365 puedes acceder a estos archivos de manera remota en tiempo real, lo que permite que varios usuarios trabajen de forma colaborativa en un mismo documento; sólo es necesario que tengan acceso a internet y a OneDrive.

Además de las aplicaciones de escritorio que seguramente ya conoces, Microsoft 365, también ofrece acceso a una serie de herramientas adicionales como almacenamiento adicional en la nube, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia, pantallas compartidas, calendario, entre otras; las cuales facilitan la comunicación al interior de tu grupo de trabajo. Te presentamos la lista completa de los programas que puedes encontrar:

• Microsoft Word

• Microsoft Excel

• Microsoft Power Point

• Microsoft Outlook: herramienta de correo electrónico.

• Microsoft OneNote: herramienta que permite tomar notas e información online con la posibilidad de incluir recursos como dibujos, recortes, audio, entre otros.

• Microsoft Publisher: herramienta básica de maquetación y diseño de páginas.

• Microsoft Exchange: servidor de correo o calendario.

• Microsoft SharePoint: herramienta para gestión colaborativa que permite compartir y administrar contenido, conocimientos, aplicaciones, etc.

• Microsoft Teams: plataforma de comunicación y colaboración unificada, a través de chats y reuniones de video.

• Microsoft OneDrive: servicio de alojamiento de archivos que permite crear, modificar, y archivar documentos online de manera colaborativa.

Es importante mencionar que Microsoft 365 funciona con una suscripción y ofrece paquetes dirigidos a públicos diferentes: para el hogar, para empresas y para estudiantes o profesores. Por esta razón no todos incluyen la lista completa de programas; pero, ¡no te preocupes! Los paquetes para empresas varían en función del número de usuarios, programas integrados, espacio, etc.; por lo que siempre podrás encontrar uno que se adapte a tus necesidades.

Beneficios de usar Microsoft 365

Entre éstos se encuentra, por supuesto, la flexibilidad que representa el acceso remoto de diferentes personas a la vez a los archivos. Sabemos que cada uno de los miembros de tu equipo juega un papel esencial en las actividades que llevan a cabo, por lo que si a alguno no le es posible asistir al centro de trabajo (o se desata una pandemia global...), igual puede hacer aportaciones gracias a esta herramienta.

Asimismo, cubre de manera integral las exigencias de un ámbito laboral electrónico en un sólo lugar. Aparte de la ya mencionada posibilidad de acceso remoto a los documentos, las herramientas que permiten enviar mensajes, videollamadas, hacer citas en el calendario y enviar invitaciones, etc., proporcionan una vía de comunicación más práctica, lo que hace posible delegar responsabilidades de manera efectiva así como reducir los tiempos de respuesta. Todo esto se traduce en una organización interna más sólida y en una colaboración más positiva.

Por último, al ser una suscripción, te aseguras de tener las últimas características, correcciones y actualizaciones de seguridad en todos los servicios. Con ello, viene el acceso a las innovaciones que Microsoft desarrolle para mejorar la experiencia del trabajo a distancia y reducir la fatiga que se ha asociado a ella; como por ejemplo el modo “Juntos” en las videollamadas de Teams, que utiliza tecnología de segmentación de IA para colocar digitalmente a los participantes en un entorno compartido, o la vista dinámica, que te deja personalizar la vista para adecuarse a tus preferencias y necesidades.

La lista de ventajas que Microsoft 365 puede brindarte es amplia; aquí sólo te comento algunas de las más importantes. ¿Quieres implementar el uso de Microsoft 365 en tu espacio de trabajo de una manera rápida y eficaz? En Nube Digital MX somos partners autorizados y podemos brindarte soporte y apoyo en la transformación digital de tu empresa.

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Regina Garnica

Historiadora de formación, descubriendo las posibilidades del mundo virtual. De naturaleza curiosa y observadora. Investigadora profesional de trivialidades, catadora exhaustiva de series, coleccionista de juguetes y fotógrafa amateur de bichitos en mis tiempos libres. Creo firmemente que la Historia necesita llegar a todos, y que las herramientas digitales nos ayudarán a tejer redes de conocimiento y entendimiento.