Cómo ahorrar tiempo y recursos con HelloSign: caso Nube Digital MX

Si bien el equipo de Nube Digital MX siempre se ha encargado de difundir conocimiento, ahora es momento de compartir nuestra experiencia y parte de nuestro proceso de transformación en el mundo digital a través de la firma digital.

Nube Digital MX es una empresa que está muy conectada con las nuevas tecnologías, gran parte de nuestras actividades las realizamos digitalmente. En su mayoría, podría decir que casi un 90% de nuestros procesos actuales los realizamos a través de dispositivos móviles. Pero no siempre fue así, porque como en todo proceso de crecimiento y mejoramiento algunas actividades se desarrollaban de manera muy complicada, cansada y, sobre todo, cara.

La implementación de la firma digital en nuestros procesos

Por ejemplo, hace unos años, en los inicios de Nube Digital MX, los procesos de intercambio de firmas eran muy tardados en contratos, envíos de documentos con checklist, avisos de privacidad y hasta un “simple” intercambio de correos electrónicos. Para ser más específicos, teníamos 2 opciones de envío con nuestro clientes:

1. Envío físico: al generar un contrato con nuestros clientes, se optaba por imprimirlo, hacer envío por paquetería exprés, normalmente cobrada para envío y regreso de dicho documento; espera, ¡falta lo peor!, si el cliente tenía algunas correcciones o señalamientos, se repetía nuevamente este  proceso hasta estar conformes con el contenido y especificaciones de los documentos.


2. Envío “digital”: era un flujo de trabajo que consistía en imprimir, firmar, escanear, enviar a revisión, corregir, traspapelado de correos y repetir nuevamente el ciclo.

A pesar de tener áreas organizadas y un proceso de firma “controlado”, esto  podría tardar horas o hasta días en ser completado, alargando así, el tiempo e incrementando los gastos de recursos (papel, tinta, luz, otros insumos). 

Durante la búsqueda de la alternativa que nos ayudara a acelerar estos procesos y ahorrar en tiempo y costos, pudimos probar varias herramientas que nos permitieron realizarlo, pero en algunas situaciones, el proceso de firma era lento, debido a que estaban condicionadas a que una sola persona firmara para que la siguiente participara, y así sucesivamente. Otra de las opciones nos limitaba en cuanto a la edición de nuestros documentos, ya que el proceso tenía que comenzar desde cero, bastaba una equivocación para tener que repetir desde el inicio el proceso. 

Después de una ardua investigación y prueba de la herramientas que nos facilitaran los procesos de firma digital, Dropbox nos presentó su renovada herramienta: Dropbox Sign (antes HelloSign). Debo admitir que fue bastante sencilla la integración y adaptación a la herramienta, permitiéndonos desde el día uno el mejoramiento de nuestras actividades diarias.

Beneficios de utilizar Dropbox Sign en Nube Digital MX

1. Ayuda y facilidad para enviar un documento para firma a una gran cantidad de firmantes.
2. Reducción de tiempo de recabación de firmas, logrando mayor enfoque y productividad.
3. Posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y cualquier dispositivo. 
4. Confianza, validez y certeza jurídica, dando posibilidad de conectarlo a un sistema de validación de documentos digitales regido  por la NOM 151.

Tras la adaptación de esta herramienta a nuestros procesos, comenzamos a ver reflejados los beneficios al ahorrar tiempo e inversión de recursos. 

Con nuestro plan de firmas de Dropbox Sign y una conexión con nuestra plataforma de trabajo Google Workspace, nos permite generar documentos y enviarlos al momento, sin necesidad de entrar a la aplicación o de andar cambiando de pestaña o ventana. 

Al final del día  Dropbox Sign ha actuado como facilitador de la transformación digital de Nube Digital MX, lo cual ha tenido un impacto positivo en los ingresos por ventas y en la disminución de gastos. Llevándolo a números y porcentajes, podríamos decir que los cierres de ventas fueron 17% más rápido, en comparación con el proceso de firma manual. Pasábamos alrededor del 20 % de nuestra jornada diaria creando, enviado y corrigiendo documentos, aproximadamente 2 o 3 horas diarias, lo cual se traduce en más de 500 horas al año. Al implementar Dropbox Sign y empezar a trabajar con la firma digital en tiempo real, nos ahorramos todas estas horas de trabajo al año, mismas que aprovechamos para enfocarnos en actividades más importantes. 

Si bien sabemos que cada empresa es diferente, sus procesos y las herramientas que usan, Dropbox Sign resulta ser una herramienta que se puede adaptar a cualquier entorno: es sencilla y muy completa, además, es intuitiva y no hay necesidad de recurrir a pesados tutoriales o una capacitación más compleja. 

Te invitamos a que te pongas en contacto con nuestro equipo, te ayudarán a comenzar tu transformación digital paso a paso, también obtendrás factura fiscal en la compra de esta herramienta, y así como nosotros, podrás ahorrar en tu recurso más importante: el tiempo.

Checa los planes  Dropbox Sign que
tenemos para ti

Contáctanos vía email a info@nubedigital.mx o comunícate con nosotros al teléfono: +52 (55) 4625-2222

Karla Fernanda Unzueta Ramirez

Entusiasta cuando de aprender se trata, aprendiz del mundo digital, musical, curiosa por naturaleza, apasionada de la pintura y el dibujo, amante de los sudokus, hablar mucho y el ramen. Señora de clóset.