Compartir información sensible: DocSend vs. otras nubes que usas
Los equipos de trabajo actuales están habituados a usar plataformas o herramientas de colaboración en la nube como Dropbox, Google Workspace o Microsoft 365 para compartir información. Lo que tal vez pocos de esos equipos conozcan es la nueva plataforma de compartición, seguridad y seguimiento de contenido: Dropbox DocSend. Hagamos un recorrido comparando esta innovadora herramienta con las nubes que comúnmente usan las empresas hoy en día, enfocándonos en el tema de compartir información sensible.
Objetivo principal
Dropbox DocSend
Está diseñada específicamente para la compartición y seguimiento de documentos con información sensible e importante. Como usuario de DocSend te permite enviar documentos y luego rastrear quién los abre, cuánto tiempo los visualizan y en qué secciones del documento ponen mayor atención. Esto resulta bastante útil para áreas como ventas, marketing, administración y equipos legales.
Fuente: Dropbox DocSend
Herramientas de colaboración en la nube
Fueron diseñadas para almacenar diferentes tipos de archivo, realizar copias de seguridad de la información de sus usuarios, sincronizar datos entre dispositivos y facilitar la colaboración de los equipos de trabajo en tiempo real. Por tanto, la gran diferencia en su objetivo principal, radica que en estas plataformas puedes compartir información, pero no sabrás cómo los receptores tratarán esta información, ni tampoco podrás dar seguimiento sobre el rastreo, visitas o secciones de tu contenido más visualizado.
Seguimiento y análisis sobre la interacción en un documento
Dropbox DocSend
Proporciona analíticas detalladas sobre cómo el receptor interactúa con los documentos enviados. Los usuarios de DocSend pueden ver quién ha visualizado el documento, cuánto tiempo pasó en cada página y obtener notificaciones en tiempo real sobre estas actividades. Esta característica te puede servir para tomar acciones rápidas y al instante.
Estas métricas son muy útiles, por ejemplo, para vendedores y equipos de marketing, ya que proporcionan información valiosa que puede ayudar a ajustar sus estrategias comerciales; para la parte administrativa y legal son muy útiles para saber si el lector realmente está leyendo el contenido y no está omitiendo en conocer partes importantes del texto enviado, que provoquen futuras inquietudes o malos entendidos.
Fuente: Dropbox DocSend
Herramientas de colaboración en la nube
En lugar de analíticas, sus servicios se centran más en la funcionalidad de colaboración y edición. Aunque algunos servicios en la nube pueden ofrecer estadísticas básicas como el número de veces que un archivo ha sido descargado, o señalar quién lo ha editado, generalmente no proporcionan el nivel de detalle analítico que ofrece DocSend.
Seguridad y control
Dropbox DocSend
Con la interfaz amigable de esta herramienta es muy sencillo establecer permisos específicos para cada enlace compartido, incluyendo contraseñas y fechas de expiración. También se puede revocar el acceso a tu contenido en cualquier momento. Asimismo, DocSend ofrece altos niveles de seguridad y permite un control riguroso sobre quién puede ver qué información y cuándo. Tú puedes configurar si el archivo enviado necesita de contraseña, también que el lector valide un correo electrónico para acceder al documento e, inclusive, agregar un acuerdo de confidencialidad.
Fuente: Dropbox DocSend
Herramientas de colaboración en la nube
Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen buenas medidas de seguridad como el cifrado de datos, pero también es cierto que es un poco más complejo tener un correcto control de los accesos, debido a que, comúnmente, no se configura de manera adecuada la visibilidad de los enlaces, carpetas y archivos, lo cual provoca fugas de información o puntos ciegos que pasan desapercibidos por la o las personas que comparten información.
Así podremos concluir que mientras que las herramientas de colaboración en la nube que usas como Google Workspace, Dropbox, y Microsoft 365 ofrecen una solución amplia e inteligente para el almacenamiento y colaboración en documentos, DocSend destaca en situaciones donde se necesita un control y seguimiento detallado sobre cómo se comparte y se visualiza o da seguimiento a información sensible.
Ya lo sabes, si tu empresa trata y comparte información sensible e importante, es necesario que lo tomes con seriedad e incorpores una plataforma especializada para ello como lo es Dropbox DocSend.
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Referencias:
- Landing Dropbox DocSend | Dropbox DocSend Español