Cómo una constructora utiliza Dropbox para empresas
Durante el siglo pasado, Tellepsen Builders se ha convertido en una piedra angular en el desarrollo de Houston, Texas desde que se completaron algunos de los proyectos más notables de la ciudad, como el Texas Children's Hospital y la Iglesia Lakewood. La compañía se ha ganado una reputación como pionera en su sector. En la cuarta generación de propiedad familiar, Tellepsen comenzó a buscar formas de continuar su evolución hacia la quinta. Así es como se han convertido en líderes de la transformación digital de la industria de la construcción con la ayuda de Dropbox Business para empresas.
Mejorar la colaboración entre todos los equipos de trabajo
La construcción es uno de los sectores más grandes de la economía mundial, pero también es uno de los menos digitalizados. En un informe de 2017, McKinsey estimó que la industria podría agregar $ 1.6 billones en valor global mediante la adopción de tecnologías digitales. Tellepsen vio la oportunidad de utilizar la tecnología para simplificar el trabajo para sus gerentes de proyectos, la fuerza impulsora detrás de su compañía.
"Podemos tener más de 30 proyectos en ejecución en un momento dado", dice Lee Nugent, Director de TI en Tellepsen. “Nuestra gente está en estos sitios remotos de tiempo completo, tratando de administrar presupuestos, horarios, subcontratistas, facturas y contratos. Por eso es crítico que sean productivos y móviles”.
Desafortunadamente, sus servidores de archivos y VPN (Red privada virtual) dificultaba que los gerentes de proyecto y el personal de campo compartieran archivos grandes, especialmente cuando tenían problemas de conectividad en el sitio. Necesitaban una solución que pudiera ayudar a su equipo a seguir trabajando mientras avanzaba. Así que se dirigieron a Dropbox.
Ahorro de horas cada semana con Dropbox
Trabajar en múltiples proyectos en múltiples ubicaciones puede complicarse. Pero desde que Tellepsen implementó Dropbox Business para empresas en toda la compañía en 2015, sus gerentes de proyecto han podido colaborar sin problemas con los subcontratistas, sin importar dónde se encuentren.
“El impacto de Dropbox Business ha sido transformador. En lugar de luchar para compartir archivos grandes con nuestros subcontratistas, simplemente enviamos un archivo compartido. Está ayudando a ahorrar dos horas de trabajo por proyecto, a la semana". - Lee Nugent, Director de TI, Tellepsen
"Hemos podido simplificar la forma en que interactuamos con los contratistas, reduciendo los gastos generales de gestión involucrados al mismo tiempo que permitimos a nuestros equipos continuar con el trabajo en cuestión", dice Lee.
Además, el cambio ha tenido un impacto transformador en la forma en que trabajan. "En lugar de tener problemas con los servidores FTP, ahora comparten una carpeta de Dropbox de solo lectura con subcontratistas que contienen todos los archivos críticos", explica Lee. "Los tiempos de vista previa y de carga también son buenos, ya que ayudan a ahorrar dos horas de trabajo por proyecto a la semana".
Y con la aplicación móvil, los gerentes de proyecto pueden dedicar más de su día a trabajar en el sitio. Eso les ayudó a entregar un trabajo de mayor calidad, justo a tiempo.
Simplificar las tareas de administración en la oficina
Aunque su principal motivación era apoyar a los gerentes de proyectos, Lee dice que la implementación de Dropbox Business también ha brindado beneficios inesperados en la oficina administrativa.
"La recuperación de archivos es simple ahora y tenemos mucho más control sobre el acceso y los permisos", explica Lee. "Ha simplificado las tareas de administración en la oficina y ha liberado el tiempo para que otros añadan valor más allá de la cadena de valor".
Reducir las solicitudes de soporte con Dropbox Smart Sync
Cuando los usuarios guardan grandes volúmenes de datos localmente para garantizar el acceso a los archivos, los problemas de almacenamiento de montaje conducen a un rendimiento más lento en las computadoras portátiles. Eso es exactamente lo que experimentó el equipo de Tellepsen. A medida que las personas necesitaban ampliar la capacidad de su disco duro, los equipos de soporte fueron bombardeados con solicitudes simples y los costos de hardware siguieron creciendo.
"Le costó a nuestro equipo de soporte de TI aproximadamente cuatro horas de su tiempo (por semana) resolver el problema, por lo que que tanto ellos como el usuario estaban inactivos", dice Lee. "Ahora, con Smart Sync, el almacenamiento local se ha reducido a la mitad y las solicitudes de soporte han desaparecido desde que la nube está manejando todos nuestros datos".
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