Cómo lograr videollamadas más rápidas y efectivas con Google Meet
Bien sea para la comunicación de datos importantes, para dar parte del desarrollo de un proyecto, o someter a votación una decisión delicada, las reuniones son fundamentales durante el trabajo. Gracias a esto, las videollamadas se han convertido en una potente herramienta para empresas y organizaciones de todos los tamaños y sectores.
Hay muchas razones para elegir hacer videollamadas en el trabajo: desde las personas que laboran en home office, hasta la necesidad de comunicación entre oficinas de diferentes lugares. Las plataformas también son diversas, y algunas como Google Meet ofrecen funciones que facilitan la dinámica de estas reuniones.
Pero, además de las funciones que te ofrecen las plataformas, es recomendable seguir ciertas pautas para ayudar a que fluyan mejor. Por ello, hoy te compartimos algunos consejos para lograr videollamadas más rápidas y efectivas en el trabajo.
Define los objetivos y planea la estructura
Definir desde antes los objetivos que se persiguen en cada videollamada y planear con anticipación qué temas y en qué orden se tratarán, son puntos clave para minimizar la redundancia y desaprovechar el tiempo.
Esto último podría alargar demasiado la reunión, hacer perder la atención de los participantes y en última instancia, ocasionar que esos objetivos no se cumplan. Recuerda que no es lo mismo reunirse en línea que en vivo.
Aún y cuando haya actividades que requieran improvisación, como es el caso de una lluvia de ideas, un guión que conduzca la labor es indispensable para lograr videollamadas rápidas y efectivas.
Cuida la duración
Esto tiene mucho que ver con el punto anterior, pues está comprobado que el tiempo que se puede mantener la concentración no es el mismo frente a una pantalla que en vivo, pues causa más agotamiento mental.
El tiempo recomendado es de 50 a 60 minutos, de ahí la necesidad de una planeación a la cual apegarse para aprovechar y cuidar la duración de la videollamada.
Cuida la puntualidad
Uno de los mejores consejos que podemos darte es ser puntual. Si bien el home office puede dar ciertas ventajas, acatar los horarios establecidos es vital para llevar una convivencia sana. Igualmente, a veces la diferencia de horarios cuando las oficinas se encuentran en otras latitudes requiere precisión.
De igual manera, es conveniente estar listo unos minutos antes por si surgen problemas de conexión o algún imprevisto, lo cual también podría hacer perder la concentración a los demás.
Elige el entorno adecuado
Para sacar el mejor provecho de una videollamada, es conveniente seleccionar bien el espacio donde se va a realizar o la vas a tomar. Ya sea en casa o en oficinas, asegúrate de que el fondo sea liso, que tenga una buena iluminación y que sea un lugar tranquilo donde puedas mantener la concentración.
También, debes asegurarte de que tu equipo de cómputo está en una superficie estable, pues si estás en un dispositivo portátil, el movimiento puede distraer a los otros participantes.
Elige la mejor plataforma y aprovecha sus herramientas
Existen diversas plataformas en el mercado para realizar videollamadas, y cada una ofrece diferentes ventajas. Es aconsejable que elijas la que mejor se apegue a tus necesidades y las de tu equipo, y que aproveches todas las herramientas que te ofrece.
Por ejemplo, Google Meet cuenta con diferentes funciones que ayudan a facilitar la comunicación, como subtítulos instantáneos por si no alcanzas a escuchar bien o la posibilidad de visualizar sólo lo que se quiere mostrar con la función de compartir sólo una ventana y no la pantalla completa a la hora de presentar.
También puedes cambiar el diseño de la pantalla para centrarte ya sea en la conversación o en las diapositivas si es que alguien está presentando e, inclusive generar códigos de acceso para conectarse por teléfono desde cualquier lugar si, por ejemplo, una discusión por mail se alarga y podría fluir mejor en vivo, entre muchas otras funciones.
Espero que estos consejos te sean útiles. Como puedes ver, lograr videollamadas más rápidas y efectivas tanto en home office como en tus lugares de trabajo requiere sólo un poco de organización y contar con buenas herramientas.
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