4 consejos para gestionar la sobrecarga de información en el trabajo
Los lugares de trabajo moderno utilizan muchas herramientas de comunicación para sacar adelante el trabajo -correos electrónicos, videoconferencias cara a cara y más. Mientras existen múltiples canales que pueden hacer más sencillo comunicarte con compañeros de trabajo. De acuerdo con una investigación de la Universidad de California te toma alrededor de 23 minutos para volver a una tarea una vez que te han interrumpido.
Así que antes de contestar ese correo electrónico o ese mensaje de chat que parece importante, considera estas estrategias para manejar la comunicación de manera más eficiente.
1. Reserva tiempo para leer y responder los correos y chats
Las alertas y notificaciones de los mensajes que llegan interrumpen tu concentración, así que trata de asignar tiempo cada día para responder a los correos electrónicos y mensajes de chat. Hacerlo puede ahorrar el tiempo que necesitas para enfocarte en el trabajo y evitar que se te llene tu bandeja de mensajes no leídos.
Pro tip: tanto Gmail como el Chat de Hangouts ofrecen funciones para suspender y silenciar con la finalidad de ayudarte a manejar tu tiempo y proteger tu concentración. Las notificaciones de alta prioridad también es una manera rápida de ver qué necesita atención. También puedes cambiar tus notificaciones en el Chat para personalizar lo que quieres ver.
2. Categoriza las comunicaciones con la acción que necesitas tomar
La inmediatez de las comunicaciones modernas hacen sentir que todo es urgente. Cuando tienes un montón de mensajes, te ayudará categorizar lo que significan para ti.
Para empezar, intenta preguntarte esto:
- ¿Soy la mejor persona para contestar a esto? (Si no lo eres, añade a esa persona a la conversación).
- ¿Esto requiere una respuesta, o es sólo un FYI?
- ¿Cuál es la fecha límite para una respuesta o acción?
- ¿Cuánto tomaría una respuesta? Si puede hacerse en menos de dos minutos, hazlo. De lo contrario, asigna tiempo para responder después.
Pro tip: en Gmail, puedes utilizar etiquetas y filtros para organizar tu bandeja de entrada y categorizar de manera más fácil para responder tus correos electrónicos. Para tareas que puedes realizar de inmediato, intenta usar Smart Reply para responder aún más rápido en Gmail y Hangouts Chat. Si la tarea requiere la participación de otros o va a tomar más de 30 minutos, puedes programar una reunión en su lugar.
3. Directivos: no sean parte del problema
Si eres un directivo, la manera en la que te comunicas puede tener un impacto importante en el bienestar emocional de tus empleados. Aquí hay algunas de las mejores prácticas que puedes intentar sentir:
- Se claro del porqué lo estás comunicando
- No mandes correos electrónicos el fin de semana. En Gmail, puedes programar los mensajes para que se manden después.
- Da contexto cada vez que agregues a personas.
Pro tip: también ayuda a revisar con tu equipo lo que está funcionando (o no). Los Formularios de Google son una manera fácil para hacer una revisión informal y puedes hacer la encuesta anónima para que los miembros del equipo se sientan más a gusto de compartir una retroalimentación honesta.
4. Toma ventaja de la tecnología moderna
Una de las ventajas de utilizar herramientas modernas como G Suite es que constantemente añaden características para ayudarte a ser más productivo, como la habilidad de buscar tu historial de chat o habilitar avisos en Gmail para que no olvides darle seguimiento a un correo electrónico importante.
¿Quieres saber qué más puedes hacer? Comunicate con nosotros y pregunta por nuestros planes de G Suite puedes mandarnos un correo electrónico a info@nubedigital.mx o llámanos al teléfono +52 (55) 4625-2222.
Traducción y adaptación: Blog Google Cloud: 4 tips for managing information overload at work