5 herramientas de Dropbox Paper para trabajar en equipo

La mayoría de equipos en el mundo laboral realizan reuniones presenciales para poder organizar un proyecto, aunque en algunas ocasiones es difícil que todos los involucrados coincidan en una misma sala de juntas, o incluso se vuelve un problema el envió de información por tantos archivos adjuntos.

Con Dropbox Paper (disponible en la versión Business Basic y Advanced) podemos hacer varias tareas desde cualquier lugar y dispositivo sin tener que estar reunidos de manera física con nuestro equipo de trabajo. Aquí te dejamos 5 herramientas básicas que puedes aprovechar para que todos estén bien comunicados y mejoren su productividad:

1.- Lluvia de ideas creativa

Dropbox Paper nos ayuda a desarrollar ideas con otros, incluso si no todos pueden reunirse en la misma habitación. Cualquier integrante del equipo puede agregar fácilmente fotos, videos, notas y comentarios en los márgenes. Los colaboradores pueden usar emojis y calcomanías para mostrar cómo se sienten con cada idea, haciendo que los comentarios se sientan como conversaciones. Es el espacio creativo para una lluvia de ideas en la comodidad de un documento simple, dinámico y en tiempo real.

2.- Tomar notas en una reunión

A veces necesitamos un documento con un poco más de estructura que el de una lluvia de ideas, como cuando tomamos notas en una reunión; las conocidas minutas. Con Dropbox Paper este proceso es muy rápido. Puedes iniciar una lista con viñetas o numerada, o compartir el documento con tu equipo y agregar encabezados o subtítulos para organizar todo inteligentemente. Cuando termines con la reunión, puedes agrupar los elementos más importantes en una tabla para una referencia rápida o agregar aspectos destacados para enfatizar algunas líneas clave; perfecto para aquellos que no pudieron estar en la reunión.

3.- Listas de tareas

Las tareas vienen en muchas posibilidades: a veces solo requieres de una lista de comprobación simple para ti, otras veces necesitas para todo el equipo. Con Dropbox Paper, es posible tener ambas. Puedes insertar tareas en cualquier lugar, incluso a mitad de una nota, dentro de las tablas o junto a las fotos. Con solo unos pocos clics adicionales puedes asignar cada tarea a un colega y, si lo deseas, establecer una fecha límite. Todas estas opciones de tareas aparecen siempre que creas una casilla de verificación. Los propietarios de las tareas recibirán un recordatorio por correo electrónico el día de la realización de una tarea para asegurarse de que todo se mantenga en orden.

4.- Esquema de proyectos

Para proyectos grandes, a menudo necesitamos combinar un poco de todo en un solo documento. Tal vez necesitemos una lista de objetivos principales, un resumen de los miembros del equipo y una hoja de ruta de fechas importantes, todo en un solo lugar. Con Dropbox Paper puedes agregar las mejores ideas de una lluvia de ideas reciente, resaltar las conclusiones más importantes de la última reunión y asignar las primeras tareas para que las cosas comiencen. Además, nuestros compañeros de equipo pueden agregar comentarios rápidos sobre su lista de tareas. Dropbox Paper proporciona una base de trabajo viva y colaborativa para el siguiente proyecto de nuestro equipo.

5.- Borradores de notas

Al armar un proyecto es posible que necesitemos un lugar sencillo para escribir algunas ideas. Dropbox Paper está diseñado para salir de tu camino y dejar que tus propios pensamientos e ideas ocupen un lugar central. A veces, todo lo que se necesita es eliminar el desorden para ayudarte a llegar a tu próximo avance creativo.

Recuerda que Dropbox Paper está disponible en la versión Business Basic y Advanced. Y si quieres contratar Dropbox Business pero necesitas factura fiscal (PDF y XML) nosotros te la podemos emitir, ya que somos Dropbox Partners en México.

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